Obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés

Entrée en vigueur le 1/01/2018, cette obligation est encore parfois méconnue de la part des dirigeants ou futurs dirigeants.

La mesure indique que « toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ».

Avoir un logiciel de caisse sécurisé est une obligation

Qui est concerné par cette obligation ?

Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.

En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation :

• les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;

• les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.

Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou système de caisse sécurisé ?

Les nouvelles règles ne créent pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse sécurisé pour réaliser ses encaissements.

Toutefois, dès lors que le professionnel dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse ou disposant d’une fonctionnalité de caisse, celui-ci doit satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.

Quels sont les logiciels concernés ?

L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse.

Tous les logiciels qui disposent d’une fonctionnalité de caisse sont concernés, peu importe leur qualification. Pour les logiciels multifonctions, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont à certifier.

Quels sont les justificatifs à produire et les sanctions ?

Le respect des conditions de sécurisation peut être justifié par :

• une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration ;

• ou un certificat délivré par un organisme accrédité.

L’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose du certificat ou de l’attestation correspondant à la version du logiciel utilisé. Si ce n’est pas le cas, elle doit demander à l’éditeur de lui remettre ce document ou faire certifier la dernière version de son logiciel.

Le certificat ou l’attestation peut être demandé par l’administration fiscale :

• à l’occasion d’une vérification de comptabilité ;

• lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.

En cas de contrôle, l’absence d’attestation ou de certification est soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système utilisé et non sécurisé, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.

Entrée en vigueur il y a deux ans, les contrôles vont commencer alors soyez prudents afin d’éviter les mauvaises surprises !

En cas de doute ou de difficultés, n’hésitez pas à contacter le cabinet d’expertise-comptable CAPEC, pour un accompagnement personnalisé et sécuriser votre situation !